Les réunions occupant une grande partie de notre temps, on pourrait penser qu’elles sont toujours efficaces et productives. Malheureusement, la plupart des réunions ne sont pas à la hauteur de nos attentes et nous laissent souvent avec plus de questions que de réponses. Nous voulons nous assurer que nos réunions sont du temps bien utilisé. La meilleure façon d’y parvenir est de planifier les réunions à l’avance et de contrôler le flux de la conversation pendant la réunion. Voici selon Job Étudiant, entreprise de placement Hôtes et Hôtesse en entreprise a Lyon, quelques moyens d’y parvenir.
Repensez votre liste de présence
La première étape consiste à analyser votre liste de présence. Demandez-vous : “Qui doit vraiment être présent à cette réunion ?” Les participants ne devraient être que ceux qui sont directement impliqués, qui ont un aperçu critique nécessaire, ou qui sont le principal décideur pour atteindre l’objectif des réunions. Toute autre personne ne doit pas être impliquée.
La préparation est essentielle
Lorsque vous envoyez votre demande de réunion, faites savoir aux participants quel est l’objectif et ce qu’ils doivent apporter à la réunion. Envoyez les notes de réunion ainsi que les documents de référence qui doivent être examinés avant la réunion. Permettez à chacun d’être préparé, afin qu’ils soient sur la même longueur d’onde avant de s’asseoir ensemble.
Établissez un ordre du jour et respectez-le
Une réunion sans ordre du jour précis garantit une séance de bavardage sans résultat. Un ordre du jour détaillé avec un objectif fixe vous permet de vous concentrer sur la réalisation de votre objectif avec des directives claires. Veillez à ce que l’ordre du jour soit visible tout au long de la réunion, soit en l’inscrivant sur un tableau blanc, soit en l’envoyant par e-mail à l’avance, soit en donnant aux participants une copie imprimée.
Commencez à l’heure – Terminez à l’heure
Ne laissez pas un retardataire vous empêcher de commencer. Respectez votre calendrier. Lorsque les employés savent que les réunions commencent à l’heure, avec ou sans eux, ils feront en sorte d’être à l’heure ou s’excuseront à l’avance. La ponctualité ne demande aucun talent mais rapporte beaucoup.
Maintenez la discussion sur le sujet et prenez des notes au fur et à mesure.
Indiquez clairement qui dirige la réunion et demandez-lui d’en définir l’objet et le but avant de commencer. C’est à l’animateur de la réunion d’encourager la participation. S’il le fait, il doit néanmoins s’assurer que les discussions restent dans le sujet. Chaque conversation tenue au cours d’une réunion doit tendre vers l’objectif final de cette réunion.
Prévoyez des réunions plus courtes
Les réunions s’étirent pour remplir l’espace qui leur est alloué. Ce n’est pas parce que les calendriers Outlook prévoient par défaut des tranches de 30 minutes que votre réunion doit durer aussi longtemps. Des réunions plus courtes vous obligent à rester concentré et à suivre le sujet. Veillez à ce que les réunions soient vivifiantes plutôt qu’épuisantes.
Terminez par un plan d’action
Si une réunion de suivi est nécessaire, programmez-la lorsque vous êtes tous dans la même pièce. Si vous savez que des réunions régulières doivent avoir lieu, fixez une date récurrente qui est la même chaque semaine ou chaque mois. Il est beaucoup plus facile pour les employés de s’adapter à leurs plans futurs que de reprogrammer des réunions.
Contrôler une réunion
Garder le contrôle pendant une réunion vous permet non seulement de vous en tenir aux sujets de discussion, mais aussi de respecter le calendrier que vous avez fixé. La tenue d’une réunion efficace et productive n’a pas de prix. Grâce à la clarté et aux points à traiter, chacun repartira en sachant ce qui a été discuté et ce que l’on attend de lui. Vous serez une superstar des réunions.
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