Si vous pensez qu’un assistant administratif est quelqu’un qui va chercher le café, trie le courrier et passe toute la journée à répondre au téléphone et à prendre des messages, il est temps de le réévaluer.
L’assistant administratif est le bras droit et le bras gauche du manager. Il veille à ce que le bureau fonctionne à plein régime, que tout soit à sa place et que les délais soient respectés.
Les assistants administratifs sont de la plus haute importance dans les bureaux occupés et doivent faire un peu de tout chaque jour pour être les plus performants.
Il est toujours possible d’apprendre quelque chose de nouveau, bien sûr, ou de renforcer les compétences que vous possédez déjà. Voici selon les expert en placement des hôtes et des hôtesses en entrepris a Lyon, quelques compétences que vous pouvez acquérir pour impressionner votre patron actuel – ou votre futur patron – en tant qu’assistant administratif hors pair.
Parlez la langue.
Quel que soit le type de travail effectué par une entreprise, il y a un jargon qui l’accompagne. Apprenez-le et soyez prêt à l’utiliser avec aisance et aisance, comme vous le feriez pour étudier une langue étrangère avant de vous rendre dans un nouveau pays. Lisez les documents de l’industrie, écoutez attentivement les réunions et faites tout ce que vous pouvez pour vous familiariser avec la façon dont le personnel de niveau supérieur parle des différents projets et initiatives, puis utilisez vous-même les mêmes phrases lorsque vous discutez des projets. C’est un petit pas, mais il peut faire une grande différence.
Connaître les projets prioritaires et les faire fonctionner.
Chaque bureau a toujours une liste de projets en cours. Si une conférence ou une convention importante est prévue, attendez-vous à ce que la liste des choses à faire soit au moins doublée, surtout dans la semaine ou les deux semaines précédant le début des activités. Un excellent assistant administratif a tous ces éléments à l’esprit lorsqu’il reçoit de nouvelles tâches et il est capable de discerner ce qui est une priorité absolue, urgente et importante et ce qui est une demande de second rang. Elle comprendra également que l’arrivée d’un nouveau collaborateur constitue une véritable urgence et qu’il faut tout laisser tomber pour se recentrer. Et ils changeront de cap et délégueront avec compétence, précision et une direction polie mais ferme qui garantit que tout sera fait à temps.
Gardez un œil sur les résultats.
Les entreprises sont créées et détruites par les résultats financiers. Une bonne assistante administrative saura reconnaître si un projet dépasse le budget ou s’il y a une marge de manœuvre à exploiter. Si vous pouvez trouver des moyens de réduire les coûts sans faire d’économies, développez la confiance nécessaire pour parler et faire des suggestions. Lorsque votre supérieur verra que vous faites des suggestions rentables, vous deviendrez une source d’information fiable et votre estime ne fera que croître.
Connaissez votre technologie.
Il ne s’agit pas seulement d’avoir des doigts rapides pour taper à la machine, mais aussi de savoir comment actualiser les sites web, comment redémarrer les appareils et comment mettre à jour les profils de médias sociaux. Il s’agit d’établir des relations en ligne et hors ligne. C’est savoir quand attirer l’attention de votre responsable sur les nouveaux logiciels et outils en ligne qui peuvent vous aider à gagner en efficacité, et quand reconnaître qu’il s’agit d’une mode qui passera vite et ne mérite pas trop de temps ou d’attention. C’est aussi reconnaître que le fait de passer trop de temps sur le courrier électronique prive de précieuses minutes et heures de tout le reste et que le fait de fixer des moments pour les tâches de routine, comme répondre aux messages, rend le tout plus efficace.
Soyez un communicateur expert.
Parler poliment n’est que la partie émergée de l’iceberg. Apprenez à prendre de bonnes notes et à les partager après les réunions. Comprenez le déroulement d’un projet et sachez qui doit être alerté à quel moment du processus lorsque quelque chose change ou est réaffecté. Sachez répondre au téléphone avec une voix qui donne à chacun le sentiment d’être le bienvenu et apprécié, même si vous avez une de ces journées. Relisez la grammaire et l’orthographe de toute la correspondance et des notes avant d’appuyer sur le bouton « envoyer » pour vous assurer que tout est facile à comprendre.
Un assistant administratif est un touche-à-tout, qui jongle toujours avec de multiples tâches et qui est toujours conscient qu’un autre élément peut surgir de nulle part à tout moment. Gardez ces compétences à jour et vous deviendrez un membre encore plus précieux et essentiel de votre entreprise.